Konsep arsip dapat dipahami dalam tiga perspektif, yaitu filosofis, yuridis, dan sosiologis. Secara filosofis, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi sebagaimana apa adanya dan mewakili fakta yang direkam. Secara yuridis, arsip adalah alat bukti yang sah dan alat atau bahan pertanggungjawaban. Sementara secara sosiologis, arsip adalah identitas diri, merefleksikan masa lalu, dan dapat membangkitkan sense of ownership, serta memberikan manfaat bagi perseorangan, organisasi, masyarakat, dan negara.

Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah. Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak fungsi. Fungsi atau kegunaan arsip yang utama adalah sebagai sumber informasi.

Arsip memiliki peran sangat penting sebagai penyedia informasi yang diperlukan organisasi untuk pengambilan keputusan. Penanganan kearsipan ini semakin terasa penting ketika kebutuhan akan penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan organisasi semakin meningkat.

Oleh karena itu, pegawai yang bertugas di bidang kearsipan harus memiliki pengetahuan dalam sistem penataan arsip agar dapat memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi secara tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat kepada yang membutuhkan informasi, terutama pimpinan. Sebaliknya, apabila seorang pegawai tidak memiliki pemahaman tentang kearsipan, maka ia akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri dan organisasi. Jika hal tersebut terjadi, sistem kearsipan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan akan menjadi tidak efektif.